E-Mail-Archivierung: Diese Vorgaben müssen Unternehmen beachten

Die Arbeitswelten verändern sich ständig, nicht zu Unrecht wird inzwischen von der Arbeitswelt 4.0 gesprochen, bei der immer mehr auf digitale Hilfen gesetzt wird. So fand der Schriftverkehr von Unternehmen untereinander oder mit wichtigen Behörden früher selbstverständlich primär auf dem Postweg statt und somit in Papierform. Inzwischen ist vieles allerdings digitalisiert worden und die vielfältigen Vorteile der E-Mail wie beispielsweise die sekundenschnelle Übertragung haben die geschäftliche Kommunikation maßgeblich beeinflusst. Folglich verändern sich auch Vorgaben für Unternehmen, die beispielsweise Aspekte wie die E-Mail-Archivierung betreffen. Worauf es in Ihrem Unternehmen rund um das Thema E-Mail-Archivierung ankommt, erfahren Sie im folgenden LANSOL Magazinbeitrag.

Fast alle Unternehmensformen sind zur E-Mail-Archivierung verpflichtet

Grundlage der E-Mail-Archivierung sind gesetzliche Vorgaben, die in Deutschland maßgeblich sind. Diese stammen in erster Linie aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie weiteren Gesetzestexten und machen Unternehmen in vielen Aspekten klare Vorgaben. Hierzu zählt beispielsweise auch, wer überhaupt dazu verpflichtet ist, E-Mails zu archivieren. Maßgeblich ist hierbei die Unternehmensform, da pauschal fast jedes Unternehmen zur E-Mail-Archivierung verpflichtet ist. Lediglich Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind nicht zur E-Mail-Archivierung in dieser Form verpflichtet. Entsprechend ist es zentral, die E-Mail-Archivierung als Unternehmen von Anfang an sinnvoll und durchdacht zu gestalten, um an späterer Stelle nicht in Bedrängnis zu geraten.

Nicht alle E-Mails müssen gleichermaßen archiviert werden

Entscheidend ist im Grunde genommen die geschäftliche Relevanz der E-Mails, da die relevanten Mails verpflichtend archiviert werden müssen. Werden beispielsweise Geschäfte in der digitalen Form abgeschlossen, ist die E-Mail-Archivierung notwendig, damit diese an späterer Stelle wiederverwendet werden können. Die Pflicht der E-Mail-Archivierung gilt im Übrigen sowohl für versendete E-Mails als auch für jene, die empfangen wurden, da beides beispielsweise Geschäfte betreffen kann. Im Gesetzestext wird dabei auch von Handelsbriefen gesprochen, wodurch die Hinweise auf die klassische Briefform gegeben wird. Auch Vorbereitungen oder Beendigungen von Geschäften müssen im Übrigen archiviert werden, da auch diese für die Geschäfte entscheidend sind. Werden im E-Mail-Verkehr steuerrechtlich relevante Inhalte ausgetauscht, so greift ebenfalls die Pflicht zur E-Mail-Archivierung.

Hinweis: Die Vollständigkeit ist bei der E-Mail-Archivierung zentral. Deshalb müssen nicht nur die Textinhalte archiviert werden, sondern ebenfalls Anhänge, die Teil dessen sind.

Es gibt bestimmte Rahmenbedingungen bei der E-Mail-Archivierung

Welche Inhalte gespeichert werden müssen und wer davon betroffen ist, ist natürlich beides zentral. Allerdings bestehen darüber hinaus noch weitere Rahmenbedingungen, die bei der E-Mail-Archivierung eingehalten werden müssen. Hierzu zählt die Dauer der Archivierung. So sind einige Vorgaben zu beachten, die in der Anwendung von Bedeutung sind. Die Dauer der E-Mail-Archivierung liegt bei sechs Jahren, zumindest dann, wenn die Mails als Handelsbriefe gewertet werden. Doch beginnt diese Dauer nicht mit dem Senden oder dem Empfangen der E-Mails, sondern erst mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

Merke: Was auf den ersten Blick vielleicht etwas kompliziert wirkt, ist in der Realität oft sogar recht praktisch. Immerhin kann die E-Mail-Archivierung hierüber relativ einfach abgewickelt werden und muss oft nur einmal im Jahr rückblickend vorgenommen werden, sodass auch das Ende der E-Mail-Archivierung am Ende des Zeitraums äußerst praktisch gehandhabt werden kann.

Weitere Richtlinien in der E-Mail-Archivierung umfassen beispielsweise das ordentliche und vollständige Führen der Handelsbücher, auch in elektronischer Form. Suchfunktionen unterstützen dabei zwar theoretisch die Sortierung, allerdings ist es dennoch wichtig tatsächlich mit einer gewissen Ordnung die E-Mail-Archivierung zu betreiben. Selbst die Sicherheit gegenüber Manipulationen ist hierbei eingeschlossen, genauso wie die maschinelle Auswertbarkeit vorgegeben wird. Andere Vorgaben wie beispielsweise der Ort der E-Mail-Archivierung sind im Gegensatz dazu den Unternehmen selbst überlassen, sodass die Umsetzung recht flexibel gestaltet werden kann.

LANSOL bietet DSGVO-konforme Lösungen, um E-Mails zu archivieren

Bei der konkreten Umsetzung gibt es entsprechend viele Ansätze, da doch ein gewisser Verwaltungsaufwand entsteht. Kleinere Unternehmen können hierfür beispielsweise gezielt filtern und somit dafür sorgen, dass nur die relevanten Mails dauerhaft gespeichert werden. Bei größeren Unternehmen kann der Datenverkehr allerdings auch schnell überwältigend werden, weshalb hier dann oft zur vollständigen E-Mail-Archivierung sämtlicher E-Mails gegriffen wird. Doch Probleme wie beispielsweise private E-Mails, die ebenfalls über die geschäftlichen E-Mail-Adressen versendet werden und nicht gespeichert werden dürfen, können für Schwierigkeiten sorgen. Ein kompliziertes Feld also.

Aus diesem Grund bietet Ihnen LANSOL ein passgenaues Produkt zur E-Mail-Archivierung, im Kern geht es um unser Produkt mailARCHIV, welches beispielsweise über 5 GB Archivspeicher bietet. Weitere Eigenschaften wie beispielsweise die Features oder Aspekte in Bezug zur Sicherheit finden Sie dementsprechend bei uns auf der Website. E-Mail-Archivierung können Sie somit als Unternehmenslösung direkt vom Profi in Anspruch nehmen – und das mit Hosting „Made in Germany“!