6 geniale Outlook-Tricks, die Ihnen den Büro-Alltag erleichtern

Der Büro-Alltag kann ziemlich stressig sein. Während man sich in einer Telefonkonferenz befindet, meldet sich bei Anklopf-Funktion schon der nächste Anrufer und auf dem Notebook treffen sieben neue E-Mails ein. Wir möchten Ihnen einige Tricks aufzeigen, mit denen Sie besonders im Büro-Alltag Zeit sparen können und sich nicht zu sehr mit dem E-Mail-Verkehr aufhalten. Haben Sie zum Beispiel schon mal mit QuickSteps gearbeitet, um bestimmte E-Mails in passende Ordner zu verschieben? Auch Teamarbeit und Tastenkombinationen erleichtern den Alltag im Büro enorm. Die folgenden sechs Outlook-Tricks sind schnell angewandt und ermöglich eine deutliche Erleichterung.

Trick 1: Eine professionelle Signatur macht Eindruck und spart Zeit

Gesehen haben Sie professionelle Signaturen am Ende einer E-Mail bestimmt schon oft, dennoch verzichten viele Personen weiterhin darauf. Dafür gibt es eigentlich keinen guten Grund, besonders dann, wenn es sich um eine Unternehmens-E-Mail-Adresse handelt. Die E-Mail-Signatur lässt sich dabei mit Telefonnummern, Namen, Titeln und vielen weiteren wichtigen Daten füllen – gemeinsam mit Logos und einer gewissen Struktur macht das Eindruck und erleichtert die Zuordnung. Auch digitale Visitenkarten können damit verknüpft werden, somit wirken Sie professioneller und sparen sich selbst und Ihren Kontakten einiges an Zeit.

Trick 2: QuickSteps automatisiert Teile Ihres Vorgehens

Das E-Mail-Programm aus dem Hause Microsoft legt einen großen Wert darauf Ihnen das Leben einfacher zu machen. Stellenweise erhalten Mitarbeiter heutzutage jeden Tag Dutzende oder sogar hunderte E-Mails, da diese ganz einfach im CC eingeschlossen sind. Damit diese Flut an E-Mails schnell und binnen von Sekunden verarbeitet werden kann, verfügt Outlook über QuickSteps. Diese können Sie sich individuell konfigurieren und in der Folge beispielsweise recht gleichbleibende Prozesse wie das Verschieben oder Weiterleiten von E-Mails mit wenigen Klicks durchführen. Diese beiden Beispiele kratzen dabei erst an der Oberfläche, vieles Weiteres ist möglich und spart tagtäglich Zeit.

Trick 3: Die Teamarbeit kann in Outlook verbessert organisiert werden

Die moderne Arbeitswelt setzt auf Teamarbeit und das erfordert einen erheblichen Planungsaufwand. Während es hierfür auch spezialisierte, digitale Anwendungen gibt, erleichtert bereits Outlook einiges, beispielsweise in der Terminplanung. So können beispielsweise Teamkalender angelegt werden, die für ein gemeinsames Projekt genutzt werden können. Weitere Möglichkeiten wie das Delegieren von Aufgaben sind dann ebenfalls möglich.

Trick 4: Tastenkombinationen helfen in vielen Anwendungen bei Outlook

Die allermeisten Nutzer nutzen im Alltag bereits einfachste Tastenkombinationen, zu denen beispielsweise das bekannte „copy and paste“ zählt. Während diese grundlegenden Kombinationen natürlich auch weiterhin in Outlook gelten, bietet das Programm ebenfalls eine Vielzahl eigener Tastenkombinationen. Das Antworten kann beispielsweise über „Strg+H“ erfolgen, das Senden über „Alt+S“ und das Erstellen eines Termins über „Strg+Umschalt+A“. Microsoft macht alle Tastenkombinationen dabei ersichtlich.

Trick 5: Ordnung im Posteingang schafft Übersicht

Wer sich nicht in den E-Mail-Fluten verlieren möchte, muss den eigenen Posteingang aufräumen. Das Löschen von E-Mails, die unwichtig sind, ist genauso bedeutsam wie das Archivieren relevanter Inhalte. Außerdem bietet Outlook einen CleanUp-Befehl, mit dem besonders in langen Nachrichtenkonversationen unwichtige Inhalte automatisiert rausgefiltert werden und Ihnen Übersicht über die wichtigsten Bestandteile bieten. Des Weiteren besitzen Sie die Option den Posteingang farbig zu sortieren. Besonders Personen, die auf optische Reize und Strukturierungen gut reagieren, profitieren hiervon.

Trick 6: Die richtige Urlaubsplanung macht einiges einfacher

Für Abwesenheiten wie Urlaube erlaubt Outlook auch einige Tricks. So können Sie nicht nur die klassische Abwesenheitsbenachrichtigung als automatische Antwort einstellen, sondern auch E-Mails mit Verzögerung absenden. So können Sie beispielsweise bereits etwas vorarbeiten und dafür sorgen, dass Ihre E-Mail nicht in Vergessenheit gerät. Alternativ können Sie auch an bestimmten Stichtagen erst abliefern, was in vielen Szenarien ebenfalls von Vorteil ist.

Vielfältige Tipps und Tricks erleichtern den Alltag in Outlook

Wie wir Ihnen aufzeigen konnten, haben Sie dank Outlook vielfältige Optionen, um Ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Die Grundlage dafür, dass Outlook im Unternehmen genutzt werden kann, ist dabei allerdings ein funktionierendes E-Mail-Hosting. LANSOL bietet Ihnen umfassende Server- und E-Mail-Lösungen, die voll und ganz den Ansprüchen Ihres Unternehmens entsprechen – sicher gehostet in Deutschland.