E-Mail-Verkehr: 7 Tipps gegen die häufigsten Fehler

E-Mails gehören in der heutigen Zeit zum absoluten Standard in der Kommunikation. Egal, ob es sich um den Erstkontakt handelt, im Geschäftsbereich die Kommunikation gestaltet wird oder im privaten der Kontakt zu Freunden und Bekannten aufrecht gehalten wird, E-Mails sind einer der gängigsten Wege der Kommunikation. Das liegt inzwischen auch an den vielseitigen und einfachen Möglichkeiten E-Mails von überall aus zu versenden. Der heimische Computer ist längst nicht mehr die einzige Plattform, die das ermöglicht. Inzwischen kann von unterwegs und in nahezu jeder Lebenslage eine E-Mail versendet werden. Fehler bei E-Mails gilt es folglich um jeden Preis zu vermeiden. Sich die wesentlichen Schnitzer bewusst zu machen, sollte der erste Schritt sein, um in Zukunft bei E-Mails stets die richtige Form zu wahren. Im Folgenden ein paar Ausführungen dazu.

1. Fehler bei E-Mails sind weniger technischer Natur, sondern eher inhaltlich

Prinzipiell sind inzwischen so gut wie alle gängigen E-Mail-Plattformen sehr intuitiv und technisch hervorragend ausgestattet. Technische Fehler sind daher die Seltenheit und liegen oft an anderen Aspekten. Fällt beispielsweise im Moment des Sendens der E-Mail das Internet aus, wird die E-Mail nicht richtig gesendet und auch sonstige Probleme sind ähnlicher Natur. Vielmehr sind die gängigsten Fehler bei E-Mails durch den Absender verursacht und somit mit etwas Vorsicht zu vermeiden.

2. Vermeidbare inhaltliche Tippfehler bei E-Mails

Eine Sünde, die mal mehr und mal weniger problematisch ist, liegt im Bereich von Tippfehlern. Sie sind einer der gängigsten Fehler bei E-Mails, da sie so schnell passieren können. Werden E-Malis im Privaten mit Freunden ausgetauscht oder werden ähnliche private Texte verschickt, sind die Fehler gar nicht weiter schlimm, sofern der Inhalt weiterhin verständlich bleibt. Erst im geschäftlichen Umfeld sind Tippfehler dann ein häufiges Zeichen für mangelnde Professionalität, besonders wenn sie nach außen gesendet werden. Sie zu vermeiden ist gar nicht weiter schwierig. Korrekturlesen ist eine Möglichkeit und oft gibt es noch Rechtschreibprüfungen in die E-Mail-Programme integriert, die weitere Unterstützungen bieten. Auch zusätzliche Rechtschreibhilfen aus bekannten Programmen wie Word fallen unter diese Kategorie und können peinliche Fehler vermeiden.

3. Die Probleme mit den Empfängern: Darauf achten, wer tatsächlich etwas bekommt

Im Bereich der Empfänger können gleich mehrere Fehler auftreten. Den richtigen Empfänger auszuwählen ist bei fast allen E-Mails zentral, werden doch oft auch sensible Daten und Inhalte verschickt. Solche Fehler bei E-Mails zu vermeiden geht hierbei am besten durch ein sorgfältiges Überprüfen der Empfänger und des CCs. Damit geht direkt die Lösung eines weiteren Problems einher: aus Versehen angefangene E-Mails mit falschem Inhalt zu versenden. Auch dieser Fehler passiert schnell und sollte möglichst vermieden werden, lässt sich durch den aufgezeigten Trick aber schnell erkennen.

4. Die wichtigsten Fehlercodes entschlüsseln und lösen

Auch wenn der Absender alles richtig macht, kommt es in seltenen Fällen zu Fehlermeldungen und das Versenden der E-Mail ist nicht möglich. Diese variieren selbstverständlich in den einzelnen E-Mail-Programmen. Das Internet ist aber glücklicherweise voll mit entsprechenden Anleitungen und Lösungen zu solchen Problemen, weshalb eine kurze Recherche häufig genügt.

5. Die Mail tatsächlich versenden und nicht nur speichern

Auch dieser Fehler im Umgang mit E-Mails ist meistens auf mangelnde Konzentration und Aufmerksamkeit beim Versenden der E-Mail zurückzuführen. Besonders Nutzer, die das E-Mail-Programm seltener nutzen, können betroffen sein, weshalb der tatsächliche Klick auf den Senden-Button für unerfahrene Nutzer die beste Möglichkeit ist, den „Schreibvorgang“ tatsächlich abzuschließen.

6. Der richtige Inhalt ist zentral: Von der Anrede bis zur Signatur

Der Inhalt der E-Mails ist mit das Wichtigste überhaupt. Falsche Anreden sind nicht nur peinlich, sondern unprofessionell und lassen sich durch vorherige Recherchen vermeiden. Aber auch andere Inhalte sind wichtig, wozu der Anhang gehört. Dieser wird schnell vergessen. Einige E-Mail-Programme erinnern sogar vorher daran, wenn im Text Wörter wie Anhang fallen. In solchen Fällen erhält der Absender dann vor dem erfolgreichen Versenden eine schnelle Erinnerung durch das Programm. Die Wahl der richtigen Signatur hängt auch mit der Wahl der richtigen, eigenen E-Mail-Adresse zusammen und sollte ebenfalls angepasst werden. Auch der Sprachstil ist gemeinsam mit dem Inhalt zu betrachten und hängt ganz stark vom Verwendungszweck ab.

7. Antworten nicht vergessen

Ein weiterer Fehler, der viel zu häufig vorkommt, ist das Auslassen von Antworten auf eingegangene E-Mails. Diese Aufgabe wird häufig vermeintlich auf später verschoben und die E-Mail damit erst einmal zur Seite gelegt. Hierbei helfen entweder kleine Erinnerungssysteme oder eine gewisse Disziplin im Umgang mit den empfangenen E-Mails. Struktur ist auch hier wieder mal alles.

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