Was ist IT-Outsourcing? – Vorteile und Eigenschaften der Auslagerung

Mit dem Begriff Outsourcing verbinden viele Unternehmer und Arbeitnehmer zunächst etwas Negatives. Dies überrascht nicht, schließlich war „Outsourcing“ meist dann in den Medien präsent, wenn ganze Großunternehmen mit Sack und Pack Arbeitsplätze ins Ausland verlagerten. Viele Menschen lassen jedoch außer Acht, dass dies nur eine Seite der Medaille ist. Beispielsweise bietet das IT-Outsourcing vielen kleineren und mittleren Unternehmen interessante Entwicklungsperspektiven – vordergründig für eine effiziente Unternehmensgestaltung und nicht für den Abbau von Arbeitsplätzen.

Grundsätzlich ist unter dem Begriff IT-Outsourcing der Betrieb von Informationstechnologie außerhalb des eigenen Unternehmens zu verstehen. Die Spannweite an Möglichkeiten des IT-Outsourcing ist jedoch riesengroß. Eine typische Form des IT-Outsourcing, die auch heute schon in vielen Unternehmen bewusst oder unbewusst zum Standard gehört, ist etwa der Betrieb eines E-Mail-Servers durch einen externen Dienstleister. Da Daten außerhalb des Unternehmens aufbewahrt und verarbeitet werden, handelt es sich streng genommen schon um ein typisches Beispiel für Outsourcing.

Doch IT-Outsourcing bietet Unternehmen mehr, als nur die externe Datenverwaltung. Größere Unternehmen profitieren beispielsweise, indem sie ganze Rechenzentren extern betreiben lassen und auch viele andere Sachverhalte einem kompetenten Partner übergeben. Die Vorteile sind zunächst nicht für jeden ersichtlich, erschließen sich aber nach einer Erklärung fast allen. Grundsätzlich lassen sich folgende Vorteile des IT-Outsourcings festhalten:

• Kritische Infrastruktur wird extern von einem kompetenten Partner verwaltet und überwacht
• Es fallen, abgesehen von den vereinbarten Kosten, keine weiteren Kosten für Raummiete, Energie und Fachpersonal innerhalb eines Unternehmens an
• IT-Outsourcing bedeutet nicht, die Kontrolle abzugeben – Daten und Zugriff stehen jederzeit zur Verfügung
• Wichtige Prozesse wie die Software- und Lizenzverwaltung oder die Belieferung mit Verbrauchsmaterialien werden automatisiert
• Skaleneffekte in allen Bereichen: Schlankere Verwaltung, kein eigenes Fachpersonal für IT-Themen und die Möglichkeit sich auf Kernkompetenzen konzentrieren zu können

Worauf es beim IT-Outsourcing ankommt

Die Theorie ist die eine Seite. Die Praxis gestaltet sich mitunter schwieriger, wenngleich ein kompetenter Dienstleister in allen rechtlichen und technischen Belangen eine passende Lösung bereithält. Ein typisches Problemfeld war in der Vergangenheit etwa die Datenhaltung im Sinne des Bundesdatenschutzgesetzes. Erhebt ein Unternehmen in der Bundesrepublik Deutschland persönliche Daten von Kunden oder Interessenten, so sind strenge Regelungen einzuhalten. Für das IT-Outsourcing bedeutet dies, dass dies nur rechtlich unbedenklich ist, wenn Rechenzentren und Speichermedien in der Bundesrepublik Deutschland betrieben werden. Ebenso ist es unumgänglich, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen, der intern wie extern in datenschutzrechtlichen Fragen berät.

Ein professioneller Anbieter von IT-Outsourcing-Lösungen betreibt also nicht nur Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland, sondern stellt auf Wunsch auch einen Datenschutzbeauftragten. Neben der Einhaltung geltender Gesetze ist natürlich gewisse Expertise seitens des Anbieters gefragt. Durch geeignete Maßnahmen stellt dieser beispielsweise sicher, dass alle Leistungen, die in Verbindung mit einer Vereinbarung zum IT-Outsourcing getroffen wurde, stets zur Verfügung stehen. Dazu gehört die ständige Überwachung von Rechenzentren, die Ausführung von Software-Updates, die Bereitstellung von Software und zahlreiche andere Dinge. Bei Bedarf stehen auch qualifizierte Mitarbeiter für den Support zur Verfügung.

Warum IT-Outsourcing Kosten spart

Der störungsfreie Betrieb der IT ist für fast alle Unternehmen erfolgskritisch. Dementsprechend müssen Einzelunternehmen viel Geld investieren, um dies zu gewährleisten. Der IT-Betrieb gehört also in den meisten Unternehmen nicht zu den Kernkompetenzen. Für einen Dienstleister aus dem IT-Outsourcing gehört die Informationstechnologie uneingeschränkt zur Kernkompetenz. Infrastruktur kann in ganz anderen Dimensionen und wesentlich effizienter betrieben werden, als es in anderen Unternehmen der Fall ist. Der gebündelte Betrieb ist selbstverständlich kosteneffizienter, als der Betrieb in einem Unternehmen in Eigenregie. Ist also ein Dienstleister groß genug, so sind große Effizienzsteigerungen möglich. Die gesparten Kosten können so an Kunden weitergegeben und in die Weiterentwicklung des eigenen Leistungsangebots investiert werden.

IT-Outsourcing spart auch unvorhergesehene Kosten. Durch hohe Sicherheitsstandards wird eine ausgezeichnete Verfügbarkeit bei gleichzeitiger Datensicherheit möglich. Während manche Unternehmen wichtige Dinge, wie regelmäßige Back-Ups oder die Stromversorgung in Ausfallzeiten schnell aus den Augen verlieren, hat ein IT-Outsourcing-Dienstleister derartige Belange stets im Blick. Die Kostenersparnis für derart sekundäre Potentiale lässt sich zwar nur schwerlich beziffern, ist aber dennoch ein weiterer Grund, warum sich immer mehr Unternehmen für ein umfangreiches IT-Outsourcing entscheiden.

Viele Unternehmer, die sich für IT-Outsourcing interessieren, sind nicht selten überrascht. Moderne Lösungen halten wesentlich mehr bereit, als gedacht und machen Unternehmen zukunftsfähig. Im Zeitalter der Digitalisierung sind in vielen Unternehmen Forderungen nach ortsunabhängigem Arbeiten, ständiger Datenverfügbarkeit und flexibler Anpassung der zur Verfügung stehenden IT-Infrastruktur omnipräsent. Mit Hilfe eines umfangreichen IT-Outsourcings werden Unternehmen diesen Forderungen nicht nur gerecht, sondern können diese langfristig übertreffen und stellen so Arbeitnehmer, Kunden, Investoren und andere Stakeholder gleichermaßen zufrieden.