10 Tipps für mehr Durchblick im E-Mail-Postfach

Die Anzahl der geschäftlichen und privaten E-Mails nimmt stetig zu. Kein Wunder, dass man immer wieder viel Zeit damit verbringt, im Postfach nach bestimmten E-Mails und benötigten Informationen zu suchen. Die E-Mail-Lösung von LANSOL beseitigt dieses Problem. Mit einigen allgemeinen Tipps, gelingt das strukturieren des E-Mail-Postfachs wie von selbst. Die folgenden Tipps und Tricks unterstützen Sie im Kampf gegen das tägliche E-Mail-Chaos.

Tipp 1: Mehr Durchblick im E-Mail-Postfach

Viele denken, eine E-Mail müsse innerhalb von möglichst kurzer Zeit beantwortet werden. Das ist allerdings weder notwendig, noch sinnvoll. Beantworten Sie jede E-Mail umgehend, werden Sie nämlich von der wirklich wichtigen Arbeit abgelenkt. Sie sollten sich feste E-Mail-Bearbeitungszeiten einrichten. Idealerweise beantworten Sie die E-Mails direkt am Morgen. Sollte Ihnen das keine Ruhe lassen, können Sie nach der folgenden Regel vorgehen: Bearbeiten Sie nur die E-Mails umgehend, die sich innerhalb von zwei bis drei Minuten beantworten lassen.

Tipp 2: SPAM-Filter anlegen und E-Mails ordnen lassen

Wenn Sie Ordnung ins E-Mail-Postfach bringen möchten, empfiehlt es sich, uninteressante bzw. unnötige E-Mails umgehend zu löschen. Selbstverständlich verfügt die LANSOL E-Mail-Lösung über eine SPAM-Funktion: Sie können einen SPAM-Filter einrichten und diesen Ihre E-Mails ordnen lassen.

Tipp 3: Mehr Ordnung im E-Mail-Postfach

Ein weiterer Tipp, um Ihr E-Mail-Postfach strukturieren zu können: Der Posteingang ist kein Sammelordner! Nutzen Sie ihn lieber als Durchgangsstelle, d.h. die offenen E-Mails stellen eine Art To-do-Liste dar. Haben Sie eine E-Mail bearbeitet, sprich: gelesen und beantwortet, sollten Sie sie ins Archiv verschieben oder einen entsprechenden Unterordner erstellen. Auch das gelingt mit der LANSOL E-Mail-Lösung im Handumdrehen.

Tipp 4: Mit farblichen Hervorhebungen zu mehr Durchblick im E-Mail-Postfach

Sie sollten Ihre E-Mails erst verschieben, wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben. Die E-Mail-Lösung von LANSOL ermöglicht Ihnen die farbige Hervorhebung von bestimmten E-Mails. So können Sie Ihre E-Mails ordnen, ohne sie in die Ordnerstruktur zu verschieben.

Tipp 5: Die Reihenfolge der Ordner festlegen

Viele E-Mail-Programme stellen Ihre Unterordner nach alphabetischer Reihenfolge dar. Das ist alles andere als optimal. Die E-Mail-Lösung von LANSOL bietet weitere Möglichkeiten für die Reihenfolge. Alternativ können Sie Ihre Ordner manuell nummerieren.

Tipp 6: Mehr Durchblick im E-Mail-Postfach: weniger ist mehr

Apropos Unterordner: Derartige Sonderordner verhelfen Ihnen allgemein zu mehr Durchblick im E-Mail-Postfach. Dabei lautet die Grundregel: weniger ist oft mehr. Müssen Sie für das Auffinden einer E-Mail erst mehrere Ordnerpfade durchklicken, haben Sie nichts gewonnen – weder Zeit noch Nerven. Sortieren Sie Ihre E-Mails dementsprechend auf maximal drei Ebenen. Legen Sie aber nicht einfach neue Ordner an, sondern überlegen Sie sich zuvor eine geeignete Struktur für diese.

Tipp 7: Mehr Ordnung im E-Mail-Postfach dank verschiedenen Filtern

Wie bereits erwähnt, bietet Ihnen unsere E-Mail-Lösung die Möglichkeit, einen SPAM-Filter anzulegen. Sie können aber auch weitere Regeln für einen Filter bestimmen. Dabei besteht jede Filterregel aus zwei Teilen: eine Bedingung und eine Aktion, die ausgeführt wird, sobald eine E-Mail eine definierte Bedingung erfüllt. Ein Beispiel: Die E-Mail stammt vom Absender „[email protected]“ und wird in den Ordner „Max Mustermann“ verschoben. Eine Filterregel kann aber auch aus mehreren Bedingungen und Aktionen bestehen. Sie bestimmen, ob lediglich eine oder mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen, damit es zur Anwendung der Filterregel kommt.

Erstellen Sie in wenigen Sekunden eine neue Regel.

Tipp 8: Social-Media-Ordner anlegen und E-Mail-Postfach strukturieren

Jeder, der Social-Media nutzt, erhält täglich E-Mails mit Kontaktanfragen, Geburtstagserinnerungen oder anderen Benachrichtigungen. Für mehr Durchblick im E-Mail-Postfach sollten Sie einen eigenen Ordner für diese E-Mails anlegen. Bestimmen Sie eine Regel für die Verschiebung in diesen Ordner, sodass alle Social-Media-E-Mails dort hineingepackt werden. Idealerweise lesen Sie diese E-Mails dann nur noch im Block, also etwa einmal in der Woche und nicht etwa, sobald die E-Mail im Posteingang liegt.

Tipp 9: Gesendete und empfangene E-Mails gehören zusammen

Gesendete und empfangene E-Mails werden am besten in einem gemeinsamen Ordner abgelegt. So haben Sie die Korrespondenz immer beisammen und sehen, auf welche Nachricht welche Antwort erfolgte. Auf diese Weise können Sie Ihre Projekte überblicken und recherchieren, ohne lange suchen zu müssen.

Tipp 10: Ein einziges Fach für all Ihre Mails

Nahezu jeder hat mehrere E-Mail-Postfächer. Ruft man diese einzeln auf, kann das sehr schnell unübersichtlich und anstrengend werden. Unser Tipp: Machen Sie eins draus! So haben Sie sämtliche E-Mails im Blick und zwar auf nur einer Weboberfläche.