{"id":1697,"date":"2019-06-07T15:43:25","date_gmt":"2019-06-07T13:43:25","guid":{"rendered":"https:\/\/magazin.lansol.de\/?p=1697"},"modified":"2021-02-26T10:36:38","modified_gmt":"2021-02-26T09:36:38","slug":"e-mail-archivierung-diese-vorgaben-muessen-unternehmen-beachten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.lansol.de\/blog\/e-mail-archivierung-diese-vorgaben-muessen-unternehmen-beachten\/","title":{"rendered":"E-Mail-Archivierung: Diese Vorgaben m\u00fcssen Unternehmen beachten"},"content":{"rendered":"\n

Die Arbeitswelten ver\u00e4ndern sich st\u00e4ndig, nicht zu Unrecht wird inzwischen von der Arbeitswelt 4.0 gesprochen, bei der immer mehr auf digitale Hilfen gesetzt wird. So fand der Schriftverkehr von Unternehmen untereinander oder mit wichtigen Beh\u00f6rden fr\u00fcher selbstverst\u00e4ndlich prim\u00e4r auf dem Postweg statt und somit in Papierform. Inzwischen ist vieles allerdings digitalisiert worden und die vielf\u00e4ltigen Vorteile der E-Mail wie beispielsweise die sekundenschnelle \u00dcbertragung haben die gesch\u00e4ftliche Kommunikation ma\u00dfgeblich beeinflusst. Folglich ver\u00e4ndern sich auch Vorgaben f\u00fcr Unternehmen, die beispielsweise Aspekte wie die E-Mail-Archivierung<\/a> betreffen. Worauf es in Ihrem Unternehmen rund um das Thema E-Mail-Archivierung ankommt, erfahren Sie im folgenden LANSOL Magazinbeitrag.<\/p>\n\n\n\n

Fast alle Unternehmensformen sind zur E-Mail-Archivierung verpflichtet<\/h2>\n\n\n\n

Grundlage der E-Mail-Archivierung sind gesetzliche Vorgaben, die in Deutschland ma\u00dfgeblich sind. Diese stammen in erster Linie aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) sowie weiteren Gesetzestexten und machen Unternehmen in vielen Aspekten klare Vorgaben. Hierzu z\u00e4hlt beispielsweise auch, wer \u00fcberhaupt dazu verpflichtet ist, E-Mails zu archivieren. Ma\u00dfgeblich ist hierbei die Unternehmensform, da pauschal fast jedes Unternehmen zur E-Mail-Archivierung verpflichtet ist. Lediglich Freiberufler und Kleingewerbetreibende sind nicht zur E-Mail-Archivierung in dieser Form verpflichtet. Entsprechend ist es zentral, die E-Mail-Archivierung als Unternehmen von Anfang an sinnvoll und durchdacht zu gestalten, um an sp\u00e4terer Stelle nicht in Bedr\u00e4ngnis zu geraten.<\/p>\n\n\n\n

Nicht alle E-Mails m\u00fcssen gleicherma\u00dfen archiviert werden<\/h2>\n\n\n\n

Entscheidend ist im Grunde genommen die gesch\u00e4ftliche Relevanz der E-Mails, da die relevanten Mails verpflichtend archiviert werden m\u00fcssen. Werden beispielsweise Gesch\u00e4fte in der digitalen Form abgeschlossen, ist die E-Mail-Archivierung notwendig, damit diese an sp\u00e4terer Stelle wiederverwendet werden k\u00f6nnen. Die Pflicht der E-Mail-Archivierung gilt im \u00dcbrigen sowohl f\u00fcr versendete E-Mails als auch f\u00fcr jene, die empfangen wurden, da beides beispielsweise Gesch\u00e4fte betreffen kann. Im Gesetzestext wird dabei auch von Handelsbriefen gesprochen, wodurch die Hinweise auf die klassische Briefform gegeben wird. Auch Vorbereitungen oder Beendigungen von Gesch\u00e4ften m\u00fcssen im \u00dcbrigen archiviert werden, da auch diese f\u00fcr die Gesch\u00e4fte entscheidend sind. Werden im E-Mail-Verkehr steuerrechtlich relevante Inhalte ausgetauscht, so greift ebenfalls die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. <\/p>\n\n\n\n

Hinweis: Die Vollst\u00e4ndigkeit ist bei der E-Mail-Archivierung zentral. Deshalb m\u00fcssen nicht nur die Textinhalte archiviert werden, sondern ebenfalls Anh\u00e4nge, die Teil dessen sind.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

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DSGVO-konforme E-Mail-Archivierung von LANSOL<\/h3>\n

Rechtssichere Archivierung leicht gemacht: Mit der LANSOL E-Mail-Archivierung werden sowohl eingehende als auch ausgehende E-Mails automatisch archiviert.<\/p>\n